اولویت‌بندی کارها به کمک ماتریس آیزنهاور
ماتریس آیزنهاور ابزار ساده‌ای برای اولویت‌بندی کارها و مدیریت زمان است. با شناخت ماتریس آیزنهاور می‌آموزیم که چگونه از زمان خود بهترین استفاده را بکنیم.
برای استفاده از ماتریس آیزنهاور، باید اول لیستی از کارها و پروژه‌هایی تهیه کنید که احساس می‌کنید باید انجامشان بدهید. سعی کنید هر چیزی که وقتتان را در سر کار می‌گیرد، هر قدر هم که بی‌اهمیت باشد، در این لیست بگنجانید. (اگر آدمی باشید که می‌خواهد به کارش مسلط باشد، باید این لیست را از قبل داشته باشید.)
سپس، هر یک از این کارهایی که لیست کرده‌اید را داخل یکی از ۴ دسته‌بندی زیر قرار دهید:
- مهم و فوری
- مهم ولی غیرفوری
- غیرمهم ولی فوری
- غیرمهم و غیرفوری
حالا از استراتژی‌های زیر برای برنامه‌ریزی استفاده کنید:
۱. مهم و فوری
۲ جور کار مهم وفوری داریم: دسته‌ی اول آن کارهایی هستند که نمی‌توانستید پیش‌بینی‌‌شان کنید و حالا دم بزنگاه غافلگیرتان کرده‌اند، و دسته‌ی دوم کارهایی هستند که گذاشته‌ایدشان کنار تا در دقیقه‌ی ۹۰ به آنها برسید.
می‌توانید با برنامه‌ریزیِ جلو جلو و همچنین پرهیز از موکول کردن کارها به بعد، تا حد زیادی از شر کارهای دقیقه‌ی نَودی خلاص شوید. پس این از دسته‌ی دوم! اما چه کار کنیم تا غافلگیر نشویم؟ از آنجا که علم غیب ندارید، بهتر است همیشه در برنامه‌ریزی‌تان جایی را خالی بگذارید برای همین کارها تا به این راحتی غافلگیر نشوید. (چه بسا که مجبور شوید پس از وقوع یک بحران، کل کارها را از نو برنامه‌ریزی کنید.)
اگر کلی کار فوری و مهم دارید، بنشینید و ببینید که کدامشان را می‌توانستید از قبل پیش‌بینی کنید، و به این فکر کنید که چطور می‌توانید مکانیزمی پیدا کنید تا بتوانید کارهای مشابه با آنها را جلو جلو برنامه‌ریزی کنید تا دیگر فوریت پیدا نکنند.
۲. مهم ولی غیرفوری
انجام دادن این کارها بهتان کمک می‌کند که اهداف شخصی و حرفه‌ای خود را محقق کرده و کارهای مهم را تکمیل کنید.
سعی کنید به اندازه‌ی کافی وقت برای درست انجام دادن این کارها اختصاص بدهید تا به کارهای فوری تبدیل نشوند. همچنین یادتان باشد که بیش از حد هم رویشان کار نکنید؛ مشکلات نامرئی همیشه در جایی به کمین‌تان نشسته‌اند. این استراتژی باعث می‌شود که داخل مسیر بمانید و شلاقِ کارهای فوری فوتی، زندگی را برایتان به جهنمی پر استرس تبدیل نکند.
۳. غیرمهم ولی فوری
کارهای فوری ولی کم‌اهمیت، کارهایی هستند که باعث می‌شوند از اهدافمان دور بمانیم. از خودتان بپرسید «آیا امکانش هست موکولشان کنم به زمانی دیگر؟» اکثرا، منبع تولید اینجور کارها، آدم‌های دیگر هستند. گفتن «نه»ی مؤدبانه به دیگران، هیچ ایرادی ندارد. بعضی مواقع لازم است دیگران را تشویق کنید تا خودشان راه‌حلی برای کار خودشان پیدا کنند.
مثلاً در فروشگاهی کار می‌کنید که برای فردا صبح کمپین فروش گذاشته و اکنون بدجوری درگیر کار هستید. همکار خوش قد و بالایی خرامان خرامان می‌رسد بالا سر میزتان و رو به شما دو لا می‌شود و چشم در چشم‌تان می‌دوزد و با لحنی جانگداز خواهش می‌کند که نحوه‌ی حذف کردن نوشته از عکس در فتوشاپ را به او یاد بدهید (البته اکثرشان می‌گویند بیا این عکس را بگیر و خودت ادیت کن!). اگر بخواهید فتوشاپ باز کنید و مو به مو یادش بدهید که باید تا ساعت ۹ شب در شرکت بمانید و چایی‌های ۵ بار دم کشیده‌ي شرکت را، که فرق چندانی با روغن سوخته‌ی تریلی ندارند، نوش جان کنید تا چشم‌تان صفحه‌ی مانیتور را ببیند. به این ترتیب مسلماً از کار خودتان خواهید افتاد. پس با لحن خیلی محترمانه‌ای درخواستش را رد کنید و به جایش به او بگویید می‌تواند انواع ترفندهای فتوشاپی را در گوگل جستجو کند و ظرف ۵ دقیقه یاد بگیرد.
اما از طرف دیگر، زمان‌هایی را هم خالی کنید تا افرادی که قصد دارند با شما صحبت کنند، بدانند که چه وقت به شما نزدیک بشوند. به این ترتیب، هم آنها مزاحم کارتان هم نمی‌شوند و هم شما هم‌تیمی باحالی باقی می‌مانید. راه خوبش این است که با افرادی که مدام وسط کارتان سر می‌رسند و کاری با شما دارند، جلسه‌ی روزانه بگذارید تا یکجا به مشکلات و نظرات همه‌ی آنها گوش بدهید. به این ترتیب قادر خواهید بود تا در مدت زمان بیشتری روی کارهای مهم‌تان تمرکز کنید.
۴. غیرمهم و غیرفوری
این جور کارها اصلا کار نیستند. فقط وقت تلف‌کُنی هستند، پس تا حد ممکن از انجام دادنشان خودداری کنید.
خیلی‌‌هایشان را صرفا می‌توانید نادیده بگیرید و لغو کنید. با این حال، بعضی‌هایشان کارهایی است که سایرین از شما می‌خواهند انجامشان بدهید، حتی با وجود این که انجام دادن آن کار هیچ نفعی برای خود شما نخواهد داشت. به اینها هم خیلی مؤدبانه بگویید «نه» و راهتان را کج کنید و بروید. اگر می‌توانید توضیح مختصر و مفیدی بهشان بدهید که چرا نمی‌توانید فلان کار را انجام بدهید. مثلاً اگر همکارتان می‌خواهد وقت شما را بگیرد تا وسط کار، بیایید و راجع به خریدن کاسه‌ی توالت فرنگی برای مادرزنش که تازه از بیمارستان مرخص شده، نظر بدهید، با رعایت ادب برایش توضیح بدهید که «اگر الان چشم از مانیتور بردارم سررشته‌ی کار از دستم در می‌رود. اگر وقت کردم حتما با کمال میل کمکت می‌کنم.»
اگر آدم‌های دیگر ببینند که شما در اهدافتان جدی هستید و برای خود محدوده‌ای ترسیم کرده‌اید، حداقل فایده‌ای که دارد این است که راجع به کارهای «غیرمهم‌شان» وقت شما را نمی‌گیرند.
خلاصه‌ی ماجرا
- ماتریس آیزنهاور می‌گوید کارهایتان را به دو دسته تقسیم کنید. ۱. آنهایی که باید رویشان تمرکز کنید و ۲. آنهایی که باید ازشان فرار کنید.
با رعایت این قانون می‌توانید کارهای واقعا فوری‌تان را همزمان با کارهای مهم و هدف‌های بلندمدت‍تان پیش ببرید. بعد از شناسایی نوع کار، از طریق این ۴ استراتژی، جدول زمانبندی خود را بر اساس فوریت یا اهمیت کارها تنظیم کنید.
آنقدر از این کارها بکنید تا رستگار شوید.
منبع سایت : chetor.com