اصول مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK

(زمان خواندن: 4 - 8 دقیقه)

اصول مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK

 

با توجه به بررسی ها و پیش بینی های موسسه مدیریت پروژه آمریکا، در سال 2027، حدود 90 میلیون نفر در سر تا سر جهان در تخصص مدیریت پروژه نقش خواهند داشت، لذا آشنایی روز افزون افراد با مدیریت پروژه می تواند نقش به سزایی در بهبود عملکرد پروژه ها و پیشبرد اهداف کشورها ایفا نماید.

استقرار سیستم مدیریت پروژه به ویژه در شرکتهای پروژه محور به معنی تدوین استانداردها و دستورالعملها و فرایندهایی است که باعث ارتقا سطح مدیریت پروژه های یک سازمان پروژه محور می شود. نکته مهم در راه استقرار سیستمهای مدیریت پروژه خصوصا در شرکتهای ایرانی این است که اصول و تکنیکهای علمی مربوطه باید با مهارت و تجربه بالا شخصی سازی شده و فرایند استقرار بهمراه آموزش و تعامل کامل با کلیه پرسنل سازمان صورت گیرد. 

مدیریت چیست ؟

«علم و هنر برنامه ریزی، سازمان دهی، هدایت و رهبری، نظارت و کنترل و نهایتاً ایجاد هماهنگی برای رسیدن به هدف یا اهداف از پیش تعیین شده سازمان»

پروژه چیست ؟

تعاریف متفاوتی برای مفهوم پروژه وجود دارد، در ادامه به تعریف پروژه در چند نمونه از مراجع تخصصی مدیریت پروژه می پردازیم:

1. راهنمای PMBOK یک پروژه را تلاشی موقتی که به منظور تولید محصول، خدمت یا نتیجه‌ای منحصر به ‌فرد انجام می‌گیرد، می‌داند.

2. استاندارد PRINCE2دو تعریف را برای پروژه ارائه داده است که اولی به اهداف پروژه و دیگری به ویژگی‌های پروژه توجه دارد. این استاندارد از جهت اهداف، پروژه را یک محیط مدیریتی که به منظور تحویل یک یا چند محصول تجاری مطابق با یک موقعیت تجاری مشخص ایجاد شده است تعریف می‌کند و در جای دیگر و با توجه به ویژگی‌های پروژه آن را یک سازمان موقتی که باید یک نتیجه منحصربه ‌فرد و از پیش تعیین شده را با یک زمان از قبل تعیین شده و منابع مشخص، ایجاد کند می‌داند.

3. استانداردICB پروژه یک عملکرد محدود شده توسط زمان و هزینه برای دست‌یابی به تحویل شدنی‌های تعریف شده (محدوده تعریف شده برای برآوردن موضوعات پروژه) براساس استانداردهای کیفیت و الزامات است.

4. استاندارد ISO10006 پروژه را مجموعه فعالیت هایی می داند که با هدفی مشخص به صورت خاص ، یک بار با ترتیب و زمان های شروع و پایان مشخص انجام می شود.

لازم به ذکر است که تمامی این مراجع محدودیت زمان، هزینه، منابع و موقتی بودن را درکنار تولید یک محصول مشخص و منحصر به ‌فرد مورد توجه قرار داده‌اند، لذا می توان موارد زیر را به عنوان ویژگی های یک پروژه بیان داشت :

1. هدف منحصر به فرد دارد.

2. فعالیتی موقتی است.

3. به وسیله ی پیشرفت تدریجی ایجاد می شود.

4. نیاز به منابعی دارد که به طور معمول از مناطق مختلفی اند.

5. یک پروژه باید یک مشتری یا سرمایه گذار اولیه داشته باشد.

6. یک پروژه دارای عدم قطعیت است.

 

مدیریت پروژه چیست ؟

مدیریت پروژه عبارت است از کاربرد دانش، مهارت ها، ابزارها و روش ها، در انجام فعالیت های پروژه به صورتی که بتوان به نیازمندی های پروژه دست یافت.

مدیریت پورتفولیو یا سبد پروژه Portfolio Management چیست ؟

پورتفولیو به مجموعه‌ای(یک سبد) از پروژه‌ها گفته می‌شود. مدیریت مجموعه ای از پروژه‌ها یا طرح ها بصورت یکپارچه به نحوی که بهینه ترین استفاده از منابع سازمانی در راستای دستیابی به اهداف استراتژیک سازمانی صورت گیرد. همچنین مجموعه ای از پروژه ها یا طرح ها و سایر کارها که به منظور مدیریت کاراتر در یک گروه طبقه بندی می شوند. ممکن است طرح ها یا پروژه ها در یک سبد پروژه بطور مستقیم به یکدیگر وابسته نباشد.

 

مدیریت طرح یا برنامه Program Managementچیست ؟

به چند پروژه که از نظر اهداف یا خروجی نهایی یکسان هستند. یعنی هر کدام از آن پروژه‌ها بصورت جداگانهُ خروجی یا محصول کاملی را اراپه نخواهند کرد. مثلا دو پروژه احداث تونل انحرافی و ساخت تاج سد در یک طرح احداث سد را در نظر بگیرید. به بیان دیگر گروهی از پروژه های مرتبط است که به منظور حصول اهداف مورد نظر و سود، به طور هماهنگ مدیریت می شود که در صورت مدیریت مجزای آن ها این سود حاصل نمی شود. طرح ها ممکن است شامل کارهای مرتبطی باشند که خارج از محدوده هر یک از پروژه های طرح به طور مجزا می باشد.

 

 

 

 

رابطه بین مدیریت پروژه، مدیریت طرح و مدیریت پورتفولیو

در سازمان های با بلوغ مدیریت پروژه، مدیریت پروژه در زمینه وسیع تری و تحت نفوذ مدیریت طرح و مدیریت پورتفولیو وجود دارد. اولویت ها و استراتژی های سازمانی بین پورتفولیوها و طرح ها، و بین طرح ها و پروژه های منفرد، اتصال داده می شوند.
برنامه ریزی سازمانی بر پروژه ها از طریق اولویت بندی پروژه بر مبنای ریسک، سرمایه گذاری و برنامه استراتژیک سازمانی، اثرگذار می باشد. برنامه ریزی سازمانی می تواند سرمایه گذاری را هدایت نماید و پروژه های عضو را بر اساس طبقه بندی های ریسک، محصولات خاص تجاری، یا انواع عمومی پروژه ها از قبیل زیرساخت ها و بهبود فرآیند داخلی، پشتیبانی نماید.

فاز های پروژه:

بخش‌های مختلف یک پروژه که تحویل شدنی‌های مشخصی را ارائه می‌کند. مثلا یک پروژه ممکن است دارای فازهای طراحی اولیه، طراحی مفهومی، اجرا باشد. و یا می توان از فازهای شکل‌گیری، برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل و اختتام نام برد. کلا مفهوم فازهای پروژه برای تقسیم‌بندی بهتر و قابل کنترل‌تر پروژه مطرح شده است.

دفتر مدیریت پروژه(PMO)(Project management office):

یک واحد، بخش سازمانی است که برای ایجاد نگاه یکپارچه به کل سیستم مدیریت پروژه بسته به سطح بلوغ سازمانی مدیریت پروژه‌ای سازمان‌، در سطوح مختلف ساختار سازمانی قرار می‌گیرد. مسئولیتهای یک دفتر مدیریت پروژه می تواند دامنه ای شامل پشتیبانی مدیریت پروژه تا مسئولیت واقعی مدیریت مستقیم یک پروژه را در بر گیرد.

دفتر مدیریت پروژه، مسئول هماهنگ نمودن برنامه ريزي ها, اولويت بندي ها و اجراي پروژه ها با اهداف تجاري سازمان مي باشد.

تاریخچه مدیریت پروژه

تاریخچه مدیریت پروژه در جهان را معمولا به مدیریت پروژه‌های عظیمی همچون ساخت اهرام مصر، دیوار چین و یا بنا نهادن تخت جمشید به دستور داریوش مربوط می‏دانند. هر یک از این پروژه‌ها از جمله پروژه‌های بزرگ و پیچیده تاریخ بشریت هستند که با کیفیت استاندارد بالا و به کارگیری نیروی عظیم انسانی ساخته شده‏اند.

در حالی که یکی از نخستین کاربردهای علمی و مدرن مدیریت پروژه در ساخت اولین زیردریایی هسته‌ای در دهه ۱۹۵۰ در آمریکا صورت گرفت.

دریاسالاری به نام (Hyman Rickover)مدیر پروژه این طرح، برای اولین بار جهت هماهنگ کردن صدها پیمانکار، هزاران منبع و اطمینان از اجرای به موقع پروژه، روشی جدید که امروزه با نام Pert شناخته می‌شود، ابداع نمود. پس از آن، این تکنیک در پروژه‌های ساخت فضاپیماها و دیگر پروژه‌های نظامی و غیر آن، بارها و بارها استفاده شد.

مؤسسه مدیریت پروژه آمریکا(Project Management Institute) 

مؤسسه مدیریت پروژه آمریکا(Project Management Institute) یکی از معتبرترین مراکزی است که با دربرداشتن تعداد زیادی عضو فعال و متخصص در زمینه پروژه از بسیاری از کشورهای جهان در جمع‌آوری اطلاعات و تجزیه و تحلیل بهترین روش‌های مدیریتی پروژه و مستندسازی و اشاعه دانش مدیریت پروژه گام‌ های بزرگ و ارزنده‌ای را برداشته است.

از بارزترین این خدمات می‌توان از تدوین و انتشار کتاب راهنمای کلیت دانش مدیریت پروژه که به اختصار PMBOK نامیده می‌شود، و محتوای آن امروزه به منزله استاندارد دانش روز مدیریت پروژه به حساب می‌آید، نام برد. انجمن مدیریت پروژه ایالات متحده آمریکا در سال ۱۹۶۹ میلادی تاسیس شد و با جمع آوری نظرات مدیران پروژه و مستند سازی آنها در سال ۱۹۸۷ اولین نسخه از استاندارد ارزشمند پم باک را ارائه کرد. این استاندارد در سال ۱۹۹۶ به صورت رسمی چاپ و منتشر شد و در سال ۱۹۹۹ مورد تایید سازمان ملی استاندارد امریکا ANSI قرار گرفت. هدف اصلی PMI فراهم سازی راهنما و استانداردی برای دنیای مدیریت پروژه است.

فعالیت های اصلی این سازمان در حال حاضر را می‌توان به صورت زیر دسته‌بندی نمود:

1. تدوین استانداردهای مدیریت پروژه، مدیریت طرح، مدیریت پورتفولیو و مقولات مرتبط با آنها

2. اعطای گواهینامه های بین‌المللی حرفه‌ای در مدیریت پروژه

1. تدوین استانداردهای مدیریت پروژه، مدیریت طرح، مدیریت پورتفولیو و مقولات مرتبط با آنها

اولین نسخه‌های پیکره دانش مدیریت پروژه یا PMBOK را موسسه استاندارد های ملی آمریکا و همین‌طور موسسه مهندسان برق و الکترونیک به عنوان استاندارد به رسمیت شناختند. روند تکامل  PMBOKدر ویرایش‌های مختلف کتاب راهنمای آن نمود دارد. اولین راهنمای آن در سال ۱۹۹۶ توسط مؤسسه مدیریت پروژه منتشر شد.

ویرایش دوم راهنمای PMBOK در سال ۲۰۰۰ منتشر شد و سپس در سال ۲۰۰۴ ویرایش سوم PMBOK با تغییرات عمده‌ای نسبت به ویرایش قبل منتشر شد. ویرایش چهارم در سال ۲۰۰9 منتشر شد. آخرین نسخه انگلیسی ‌زبان راهنمای PMBOK یعنی ویرایش پنجم در سال ۲۰۱1 منتشر شد. مطابق برنامه‌ریزی های انجام شده مقرر است که ویرایش ششم در سال ۲۰۱۷ منتشر گردد.

 

تفاوت حوزه های دانشی در ویرایش پنجم و ششم پیکره دانش مدیریت پروژه (PMBOK)