چرخه عمر پروژه چیست (Project Life Cycle)

(زمان خواندن: 5 - 10 دقیقه)

چرخه عمر پروژه چیست (Project Life Cycle)

 

چرخه عمر پروژه یا بعبارتی دیگر چرخه حیات پروژه عبارت است از فازهای پی در پی که پروژه از ابتدا تا انتها طی می کند. تعداد و ترتیب این فازها به همراه فاکتورهای مختلف دیگر مانند نیاز سازمان های درگیر در پروژه، ماهیت پروژه و محدوده استفاده از آن توسط مدیر پروژه تعریف می شود. این فازها دارای شروع، پایان و نقاط کنترل مشخصی هستند که محدود به عامل زمان می شوند. چرخه عمر پروژه را می توان بر اساس نیازها و جنبه های مختلف سازمان تعریف و اصلاح کرد.

پس منظور از چرخه حیات پروژه مجموعه­‌ای از فازهاست که از ابتدا تا انتهای پروژه (از ایده تا محصول) طی می‌­شود. هر چقدر عدم اطمینان در پروژه بیشتر باشد فازها بیشتر و طول آن­ها کوتاه‌­تر است.

انواع چرخه عمر پروژه

آنچه در ادامه خواهیم گفت بررسی دقیق و علمی از انواع چرخه عمر پروژه می‌باشد

 

چرخه عمر پروژه پیش­‌ بینی‌­ کننده یا Predictive

منظور از پروژه­‌های predictive پروژه­‌هایی است که اسکوپ، زمان و هزینه آن­‌ها معین است و میزان پیچیدگی و عدم قطعیت آن­‌ها کم است. به این نوع پروژه­‌ها، برنامه محور یا Plan-driven نیز می­‌گویند.

یکی از معروف­ترین روش­‌های توسعه آن، روش Waterfall می‌­باشد. در این روش زمانی یک فاز آغاز می‌­شود که فاز قبل تمام شده باشد ولی ممکن است این فازها هم‌­پوشانی نیز داشته باشند.

 

چرخه عمر پروژه تکراری یا Iterative

چرخه عمر پروژه یا چرخه حیات پروژه در این نوع پروژه­‌ها، محصول با اجرای حلقه­‌های تکراری تکمیل می­‌شود. محدوده هر تکرار قبل از شروع توسط مدیر پروژه مشخص می­‌شود و به تدریج در هر بار تکرار محصول تکمیل‌­تر می­شود تا در نهایت محصول نهایی می­گردد.

 

چرخه عمر پروژه افزایشی یا Incremental:

در چرخه حیات افزایشی، محصول به صورت مرحله‌­ای توسعه می‌­یابد و هر بخش از محصول که در هر مرحله تولید می­‌شود قابل استفاده برای مشتری است. مزیت آن این است که مشتری می­‌تواند خیلی سریع از محصول بهره‌­برداری کند.

 

چرخه عمر پروژه تطبیقی یا Adaptive:

در چرخه حیات تطبیقی سطح تغییرات در این رویکرد از پروژه بسیار بالا است و عمدتا نیازمندی­های ذی­نفعان نامشخص و غیرقطعی است. چرخه حیات پروژه بسیار کوتاه و معمولا بین 2 تا 4هفته در نظر گرفته می‌­شود.

 

 

اسکرام scrum و لین lean مشهورترین متدهای رویکرد چابک Agile محسوب می‌­شوند.

در صورت اجرای فرایندهای رسمی مدیریت تغییرات در این نوع رویکرد، احتمال اینکه پروژه با شکست مواجه شود بسیار است بنابراین باید بصورت منعطف و غیررسمی با تغییرات برخورد کرد و از حضور ذی­نفعان به منظور تاییدات مستمر در جلسات استفاده نمود.

این نوع پروژه­‌ها، اجایل (Agile) یا change-driven نیز نامیده می­‌شود. پروژه­‌های نرم‌­افزاری اغلب با این رویکرد مدیریت می­‌گردد.

 

فازهای مختلف چرخه عمر پروژه

تمامی پروژه ها صرف نظر از بزرگی ،کوچکی ، سادگی و یا پیچیدگی آن ها دارای ساختار عمومی چرخه حیات پروژه هستند که شامل مراحل آغازین(شروع پروژه)،میانی (سازماندهی ، آماده سازی ، اجرای کارهای پروژه و کنترل و نظارت) و پایانی (خاتمه پروژه) هستند.

پیکره دانش مدیریت پروژه (PMBOK)، چرخه عمر پروژه را به عنوان “سلسله مراحلی که یک پروژه از شروع تا پایان طی می کند” در 5 مرحله تعریف می کند.

نمودار چرخه عمر استاندارد پروژه از پنج مرحله تشکیل شده است:

1. آغازین (Initiating)

2. برنامه­‌ریزی (Planning)

3. اجرا (Executing)

4. کنترل و نظارت (Controlling and Monitoring)

5. پایانی (Closing)

 

در حالی این پنج مرحله ی چرخه عمر پروژه هنگام شروع یک پروژه جدید معمولاً به ترتیب اجرا می شوند، که همیشه نیازی به اجرا تمام مراحل نیست. برای مثال اگر تغییری که میزان کمی روند پروژه شما را عوض می کند ایجاد شود، احتمالاً باید به مرحله ی برنامه ریزی برگردید و تمام مسیر را برای رسیدن به شروع پروژه بازنگردید.

باید توجه داشت که ریسک و عدم قطعیت بیشترین مقدار را در ابتدای پروژه دارند که این عوامل در طولچرخه حیات پروژه با پذیرش تحویل شدنی ها، کاهش می یابد.
همچنین قابلیت تأثیر گذاری ذینفعان بر مشخصات نهایی محصول پروژه در ابتدای پروژه در بیشترین مقدار است که با پیشرفت و تکمیل پروژه ،کاهش می یابد ولی هزینه تغییرات و تصحیح اشتباهات با تکمیل پروژه، افزایش می یابد.

1- فاز شروع پروژه

هدف این فاز تعریف و هم چنین تصویب پروژه است. مدیر پروژه در این فاز با استفاده از اطلاعات لازم، پروژه را تعریف می کند. علاوه بر این مستندات و نیازهای اولیه پروژه را نیز باید تصویب کند. این اطلاعات عبارتند از؛

هدف، چشم انداز و مأموریت پروژه
فاکتورهای موفقیت و اهداف قابل اندازه گیری
شرح مفصل شرایط و ریسک های پروژه
نام و اعتبار حامی مالی پروژه
ذینفعان مرتبط

در طول این فاز، مدیر پروژه بهتر است که راهکارهای زیر را دنبال کند:
بررسی امکان اجرایی بودن
ساختن چارت پروژه
شناخت ذینفعان کلیدی
انتخاب ابزارهای مدیریت پروژه
در آخر این فاز، مدیر پروژه باید درک بالایی از اهداف، نیازمندی‌ها و ریسک‌های پروژه داشته باشد.

2- فاز برنامه ریزی

هدف از این فاز پیاده سازی یک تکنیک دقیق به منظور چگونگی اجرای پروژه و رسیدن به موفقیت در آن می باشد. برنامه ریزی شامل 2 مرحله زیر می باشد؛

برنامه ریزی استراتژیکی
پیاده سازی برنامه
در برنامه ریزی استراتژیکی مسیر کلی پروژه تعریف می شود، اما در پیاده سازی برنامه به جستجوی راه هایی برای اجرای تصمیمات می پردازند.

اینجا جایی است که تمام جزییات مطرح و اهداف برای رسیدن به نیازمندی‌هایی که از طرف سازمان خواسته شده، تعریف می‌شود.

در حین این فاز، معمولا مدیر پروژه:

برنامه پروژه را می‌سازد
برنامه منابع مورد نیاز را تنطیم می‌کند
KPI اهداف و KPIهای اجرایی را تعریف می‌کند
مسئولیت‌ها و نقش‌ هر عضو از تیم را به اطلاع می‌رساند
مدیریت جریان کار را می‌سازد
ریسک‌های پروژه را پیش‌بینی می‌کند و برنامه جایگزین می‌سازد

3- فاز اجرا

در این فاز، برنامه ریزی ها و تصمیماتی که در فاز برنامه ریزی انجام شده بود باید پیاده سازی شود. در طول این فاز، مدیر پروژه باید بر پروژه نظارت کند و بکوشد از بروز هرگونه خطایی جلوگیری کند. حامی مالی و ذینفعان پس از اطمینان از رضایت مشتری، به مراحل بعدی این پروسه می پردازند.

برای شروع این فاز باید فهرستی از نتایج و تحویل دادنی‌ها ساخته شود تا مطمئن شوید که پروژه به نتایجی که نیاز دارد می‌رسد. این فازی است که بیشترین مقدار زمان، پول و نیروهای اجرایی وارد پروژه می‌شوند.

همان طور که قبلا گفته شد، جلسه‌ای ترتیب داده می‌شود تا زمان رسمی شروع فاز اجرایی اعلام شود. هدف جلسه معرفی و شروع، چیزی شبیه به این است:

معارفه: کی چه کسی است؟
پیش‌‌زمینه پروژه: چرا این پروژه را انجام می‌دهید؟ اهداف چیست؟
محدوده پروژه: دقیقا قرار است چه کاری انجام دهید؟ چه کارهایی دخیل خواهند بود؟
برنامه پروژه: چگونه می‌خواهیم انجامش دهیم؟ نقشه راه به چه صورت است؟
نقش‌ها: مسئولیت‌های هر نفر در برابر اجزای مختلف پروژه چیست؟
ارتباطات: از چه راه‌های ارتباطی استفاده خواهد شد؟ نوع جلسات چگونه است و گزارش وضعیت تیم چگونه خواهد بود؟
ابزارها: از چه ابزاری و چگونه برای تکمیل پروژه استفاده می‌شود؟
مراحل بعدی: چه کارهایی پس از اتمام پروژه نیاز به انجام شدن دارند؟
پرسش و پاسخ: اماده هر سوالی باشید.

مرحله ۴: کنترل و نظارت

این مرحله اغلب همزمان با اجرای پروژه اتفاق می افتد. در مرحله کنترل و نظارت، برخی موارد ممکن است پیش بیاید که شما را ملزم به تغییر برنامه اصلی تان کند. اشکالی ندارد، به همین دلیل این مرحله وجود دارد! 

این فاز به موازات فاز اجرایی است. همین طور که پروژه به جلو می‌رود، مدیر پروژه باید مطمئن شود که تمام قسمت‌ها به سمت درست و در زمان تعیین شده به پیش می‌روند. اگر تطابق دیگری برای برنامه پروژه بر اساس شرایط پیش‌بینی نشده یا تغییر در مسیر نیاز است، در این قسمت اتفاق می‌افتد.

حین فاز کنترل و نظارت، مدیران پروژه باید موارد زیر را مدیریت کنذ:

مدیریت منابع
نظارت بر اجرای پروژه
مدیریت خطرات و ریسک‌ها
برگزاری جلسات بررسی گزارش‌ها و وضعیت
به روزرسانی جدول پروژه
اصلاح برنامه پروژه

 

5- فاز پایان پروژه

این فاز، آخرین فاز تمامی پروژه ها و هم چنین به عنوان خاتمه رسمی آن ها محسوب می شود.

فاز پایانی، مرحله‌ای حساس در چرخه حیات پروژه است. این فاز، آخر و اتمام پروژه را اعلام و زمانی را برای بازتاب نظرات، جمع‌بندی و سازماندهی اجزا در نظر می‌گیرد.

مدیر پروژه باید:

تمام تحویل دادنی‌ها را بگیرد
موارد باقی مانده را مرتب و مدیریت کند
پروژه را به دست مشتری یا تیمی که پشتیبانی روزانه را انجام ‌خواهند داد برساند.
مراحل بعد از اتمام را برای بحث و مستند سازی هر یافته از پروژه، اجرا کند.
تمام مستندات و پرونده‌ها مرتب و دسته بندی کند و در مکانی مشخص قرار دهد.
موفقیت پروزه را با سهامداران و مجریان پروژه در میان بگذارد.
اتمام پروژه را جشن بگیرد و از تیم قدردانی کند.

این ساختار چرخه حیات عمومی در هنگام برخورد با مدیریت ارشد یا سایر افراد که کمتر با پروژه آشنا هستند استفاده می شود. برخی از افراد ممکن است آن را با گروه های فرآیند مدیریت پروژه اشتباه بگیرند، اما گروه های فرآیند مدیریت پروژه شامل فعالیت های خاص پروژه است. از طرف دیگر چرخه عمر پروژه مستقل از چرخه عمر نتیجه خاص پروژه است. با این حال، در نظر گرفتن مرحله چرخه عمر فعلی محصول مفید است. این می تواند یک مرجع مشترک برای مقایسه پروژه های مختلف فراهم کند. یک ساختار کلی چرخه عمر پروژه معمولاً دارای مشخصات زیر می باشد؛

 

تفاوت چرخه عمر پروژه با چرخه عمر محصول (Product Life Cycle)

باید توجه کرد که چرخه عمر محصول  با چرخه عمر پروژه متفاوت است . چراکه چرخه عمر محصول فرآیندی است که یک محصول از زمان ایجاد و ورود به بازار تا زمانی که با  کاهش  فروش موجه میشود یا از بازار خارج می‌­شود، طی می­‌کند. برای آشنایی بیشتر با میتوانید مطلب چرخه عمر محصول را مطالعه کنید.

در ذیل به چند مورد از تفاوت های بین آن­ها اشاره می کنیم:

چرخه عمر پروژه ممکن است شامل فازهای هم‌پوشانی باشد در حالی که چرخه عمر محصول شامل فازهای غیرهم‌پوشانی است.
مراحل چرخه عمر محصول ممکن است شامل بسیاری از چرخه­‌های زندگی پروژه باشد.
چرخه عمر محصول بر روی محصول متمرکز است. از طرف دیگر، چرخه حیات پروژه روی پروژه متمرکز است.
چرخه عمر محصول به شرایط و نیاز بازار بستگی دارد. از طرف دیگر، چرخه عمر پروژه یا چرخه حیات پروژه ممکن است به شرایط بازار بستگی داشته باشد یا نداشته باشد. چرخه عمر پروژه مراحل مورد نیاز برای تکمیل پروژه با اهداف مشخص را برنامه ریزی می­کند.

 line.17qq.com

mapsun.net

 teamcamp.me

pmpiran.com