مدیریت دانش چیست ?

(زمان خواندن: 12 - 24 دقیقه)

مدیریت دانش چیست؟

 

امروزه مدیریت دانش و فعالیت های دانایی محـور همـواره مـورد تاکیـد تمـامی سـازمان هـا و صاحبنظران عرصه های مختلف جامعه قرار دارد.از اواخر دهه 90، مدیریت دانش به عنوان روش نوین مدیریتی، بحث داغ متون مدیریت و دیگر حوزه‌های وابسته بود.

مدیریت دانش، به فرآیند‌ تشخیص، دست‌یابی، توزیع و نگهداری دانش ضروری برای فعالیت سازمان گفته می‌شود.این روش، در واقع تكامل دیگر روش‌های مدیریتی است، نه چیزی كه ناگهان كشف شده باشد و بتواند طی شش ماه در سازمان پیاده شود. سازمان‌های موفق، دریافته‌اند كه دانش، مهمترین دارایی آنهاست و برخی اصول اساسی مدیریت دانش، در كاركنان و سازمان و جود دارد و آنان به مدیریت دانش به عنوان عامل كلیدی موفقیت سازمان می‌نگرند. به همین دلیل، سرمایه‌گذاری هنگفتی برای به‌كارگیری این نوع مدیریت، هزینه كرده‌اند.

مدیریت دانش، مدیریت دانایی یا مدیریت اندوخته‌های علمی به معنای در دسترس قرار دادن نظام‌مند اطلاعات و اندوخته‌های علمی است، به گونه‌ای که به هنگام نیاز در اختیار افرادی که نیازمند آنها هستند، قرار گیرند تا آنها بتوانند کار روزمره خود را با بازدهی بیشتر و موثرتر انجام دهند. مدیریت دانش شامل یک سری استراتژی و راهکار برای شناسایی، ایجاد، نمایندگی، پخش و تطبیق بینش‌ها و تجارب در سازمان می‌باشد. برنامه اجرایی مدیریت اندوخته‌های علمی بر این دو جزء اصلی بنا می‌شود. ازآنجا که تحقیقات کاربردی در حوزه مدیریت دانایی نسبتاً جدید است، در این خصوص تعریف خاص و دقیقی که مورد قبول محققین قرار گیرد وجود ندارد. آنچه مسلم است آن که می‌توان با آشنایی با تعاریف گوناگون، ابعاد و مصادیق این امر را بیشتر شناخت و آن را بهتر به کار گرفت.

امروزه کارکنان هوشمند و با دانش به عنوان مهم ترین سرمایه های یـک سـازمان بـا توجـه بـه قـدرت خلاقیـت و نـوآوری، خلـق فرآینـدهـای سـازمانی نـوین، فنـاوری هـای جدیـد و توسـعه محصولات و خدمات جدید، سازمان را به مزیـت رقـابتی پایـدار رهنمـون مـیکننـد. تـلاش هـای
نوآورانه در سازمان نتیجه سرمایهگذاری هدفمند در فرآیند یادگیری و ارتقاء مدیریت دانش است.
عصر دانایی یا دانش، عنوان جدیدی اسـت کـه بـه زمـان حاضـر اطـلاق مـی شـود. توسـعه فناوری اطلاعات و ارتباطات به طور اعم جامعه بشری و به طـور اخـص، سـازمان هـای تجـاری صنعتی را در وضعیتی قرار داده است کـه بـرای ادامـه حیـات مـی بایـستی در پـی یـافتن ابزارهـا و
راهکارهای نوین متناسب بـا شـرایط حـاکم باشـند. زمـانی ، سـازمان هـا بـه دنبـال کـسب و یـافتن اطلاعات و دانش بودند، اما امروزه با حجم انبـوهی از اطلاعـات و داده هـای گونـاگون رو بـه رو هستند که در بسیاری موارد، طبقه بندی ، تلخیص و بهره برداری صحیح از آنها نیازمند اتخاذ تدابیر و تجهیزات مغزافزاری، سخت افزاری و نرم افزاری مرتبط است.

 

به بیان دیگر مدیریت دانش، مدیریت صریح و سیستماتیک دانش حیاتی و فرایندهای به‌هم پیوسته‌ی آن یعنی تولید، سازماندهی، پخش، استفاده و بهره‌برداری از دانش با پیشروی در اهداف کسب‌وکار است.

به طور کلی، اجزای اصلی مدیریت دانش عبارتند از:

• جمع‌آوری دانش

• ذخیره دانش

• به اشتراک گذاشتن دانش

 

تعاریف مختلفی برای مدیریت دانش وجود دارد اما تعریف بالا به این دلیل انتخاب شده است که بعضی از مهم‌ترین جنبه‌های هر برنامه‌ی موفق مدیریت دانشی را مشخص می‌کند:

صریح – آشکارسازی فرضیات؛ کدگذاری اینکه کدام‌‌یک شناخته‌شده هستند؛
سیستماتیک – واگذار کردن امور به بخت و اقبال باعث کسب منفعت نمی‌شود.؛
دانش حیاتی – شما باید تمرکز کنید، چون منابع نامحدود ندارید؛
فرآیندها – مدیریت دانش مجموعه‌ای از فعالیت‌ها با ابزارها و تکنیک‌های خاص خودش است.

مفاهیم پایه در مدیریت دانش

برای ارائه تعریف دقیـق از دانـش بایـستی موضوعات مختلف در سطوح متفاوت بررسی شوند. یکی از مهمترین ابعاد مدیریت دانش،تعریف دقیق دانش، اطلاعات و داده ها میباشد.

داده ها

داده ها اولین سطح مدیریت دانش را تـشکیل مـیدهنـد و در واقـع اعـداد، ارقـام، نمودارهـا یـا صفات ویژهای هستند که از مشاهده، تجربه، یا محاسبه به دست آمدهاند و بـه خـودی خـود تولیـد معنی نمیکنند. دادهها را میتوان مواد خام عناصر مورد نیاز برای تصمیمگیری به شمار آورد.

اطلاعات

دومین سطح مدیریت دانش را اطلاعات تشکیل میدهد. اطلاعات در برگیرنده داده ها در یک زمینه خاص میباشد، در این سطح، دادهها گروهبندی، پـالایش و سـازماندهی شـدهانـد تـا بتواننـد معنادار شوند. اطلاعـات مجموعـهای از دادههـا، توصـیفات و تفاسـیر مـرتبط و دیگـر موضـوعات
مربوط به متن با توجه به اهداف، رویدادها یا فرآیندهای ویژه است.

دانش

اطلاعاتی سازمان یافته، تلفیقی یا طبقهبندی شده محسوب میشود که جامعیت داشته و آگـاهی و فهم را افزایش میدهد. پیچیدگی مفهوم دانش باعث شـده اسـت کـه دیـدگاه هـای مختلفـی در خصوص آن شکل بگیرد. ولی آنچه که از تعاریف مختلف بر مـیآیـد دانـش بـه اطلاعـاتی گفتـه
میشود که از طریق فرآیندهایی مثل ژرف اندیـشی و تبـادل نظـر و یـادگیری در ذهـن افـراد و یـا گروهها پردازش شده است، لذا اطلاعات ماده خام ایجاد دانش است که ممکـن اسـت در کتابهـا، گزارش ها، فایل های کامپیوتری، ... جای گرفته باشـد. دانـش مفهـومی فراتـر از داده و اطلاعـات
است و به مجموعه اطلاعات سازماندهی شده، راهکار عملی مرتبط با آن، نتـایج بـه کـارگیری آن در تصمیم های مختلف و آموزش مرتبط با آن، گفته میشود.

بصیرت

حال می‌دانیم بانک چگونه کار می‌کند، بهره بانکی چیست، اطلاعاتی در مورد بازار سهام داریم، درکی از سیستم‌ مالی کسب کرده‌ایم و کمی ریاضیات بلدیم. وقتی همه این‌ها را کنار هم می‌گذاریم، به اصول مشترکی در تمام اجزا می‌رسیم. تمامی سیستم‌های مالی و اقتصادی از این اصول تبعیت می‌کنند.

در این صورت صاحب بصیرت شده‌ایم. ما بصیرت اقتصادی داریم. حتی شاید بتوانیم با بصیرتی که کسب کرده‌ایم، نظریات اقتصادی ارائه دهیم.

 

انواع دانش‌ انسانی

دانش انسانی را می‌توان به دو دسته کلی می‌توان تقسیم کرد: دانش صریح (Explicit knowledge) و دانش ضمنی (Tacit Knowledge).

دانش صریح

دانش صریح همان مطالبی است که در کتاب‌ها، اسناد، مقاله‌ها، سایت‌ها و مراکز داده یافت می‌شوند. این دانش، خارج از ذهن انسان‌ها ثبت‌شده است. هر مطلبی که نوشته و ثبت شود، دانش صریح به‌حساب می‌آید. گزارش‌ها، یادداشت‌ها، طرح‌های تجاری، لیست مشتریان، روش‌شناسی‌ها و بسیاری از اسناد دیگر، دانش صریح هستند. این اسناد ممکن است تجمیعی از تجارب سازمانی ثبت‌شده، الگو‌های رفتاری مشتریان و فناوری تولید یک محصول باشند.

در دنیای امروزی بسیاری از این اسناد، دیجیتالی ذخیره شده‌اند. ذخیره‌سازی دانش در کامپیوتر‌ها، امکان دسترسی، تحلیل و جستجوی در آن‌ها را آسان‌تر می‌کند. هزینه ذخیره‌سازی دیجیتال نیز بسیار کم است.

دانش ضمنی

هر چیزی که در ذهن انسان ذخیره شده باشد، دانش ضمنی است. این دانش شخصی است و به واسطه مطالعه و تجربه به دست می‌آید. دانش ضمنی را نمی‌توان به راحتی ساختاربندی و ثبت کرد.اگر معلم باشیم، ممکن است بتوانیم در کنار آموزش دانش صریح به دانش‌آموزان، برخی از تجارب خود را نیز انتقال دهیم. تجاربی که نوشتن آن‌ها در کتاب‌ها و راهنما‌ها سخت است و شاید بهترین روش برای انتقال آن‌ها، آموزش فردبه‌فرد و شفاهی باشد.دانش ضمنی در ناخودآگاه انسان‌ها ذخیره می‌شود. انتقال دانشی که در ناخودآگاه انسان وجود دارد، سخت و در مواردی غیر ممکن است.

 

روابط داده، اطلاعات و دانش

روابط میان داده ها، اطلاعات و دانش، سلسه مراتبی و مطلق نیـست. افـراد و موقعیـتهـا تعیـین کننده داده، اطلاعات و یا دانش بودن عوامـل هـستند. ولـی آنچـه کـه مـسلم اسـت سـطح تکامـل آنهاست که دانش از اطلاعات و اطلاعات از داده بیشتر میباشد.

مهمترین نقشی که میتوان به مـدیریت دانـش نـسبت داد ایـن اسـت کـه آن را بـهعنـوان یـک متدلوژی تغییر در نظرگرفت. مدیریت دانش از یک طرف بـا جـذب دانـشهـای جدیـد بـه درون سیستم و از طرفی دیگر با اداره موثر آن دانشها، میتواند مهمترین عامـل تغییـر در یـک سـازمان

باشد. دانش به واسطه نزدیکی به تصمیمها و اقدامات سازمانی به مراتب بیش از دادهها و اطلاعات میتواند باعث بهبود عملکرد شده و در نتیجه کیفیت خدمات سازمان ها را بطور عام  بهبود ببخشد. در نمودار زیر اثر اطلاعات و دانش بر تصمیمگیری نشان داد شده است.

 

دسته بندی دانش سازمانی

دانش سازمانی را می‌توان به دو دسته دانش مرکزی (Core Knowledge) و دانش تواناکننده (Enabling Knowledge) تقسیم کرد.

دانش مرکزی

در هر سازمانی متناسب با نوع فعالیت آن، یک یا چند حوزه از دانش، مهم‌تر هستند. این نوع از دانش که برای دست‌یابی به اهداف سازمان ضروری است، دانش مرکزی نام‌ دارد. برای مثال، در شرکت نفت، دانش مهندسی نفت، معدن و زمین‌شناسی مهم‌تر هستند. دانش مرکزی در درون سازمان باقی می‌ماند، مدیریت می‌شود و توسعه و رشد می‌یابد.

دانش توانا کننده

دانش مرکزی به تنهایی نمی‌تواند سازمان را کارا و رقابتی نگاه دارد. دانش دیگری برای عملکرد بهینه سازمان لازم است که به آن «دانش تواناکننده» می‌گویند. دانش تواناکننده در ترکیب با دانش مرکزی به تولید محصولات، خدمات و فرآیند‌های جدید می‌انجامد. لزومی ندارد که دانش تواناکننده از درون سازمان باشد، بلکه می‌توان آن را از منابع خارج از سازمان نیز بدست آورد.

در هر سازمانی افراد متخصصی در دانش مرکزی و تواناکننده وجود دارند. سازمان به این افراد نیاز دارد. بخش‌هایی از دانش سازمان در داخل به صورت صریح در اسناد و بخش‌های دیگری از آن به صورت ضمنی در ذهن این افراد وجود دارد. مشکل اینجاست که مدیریت سازمان نمی‌داند چه کسی چه چیزی را بلد است. تعداد کمی از مدیران سازمان‌ها می‌دانند که چه افرادی چه بخشی از دانش مرکزی و تواناکننده را می‌دانند و چگونه می‌توان آن‌ را در کل سازمان به اشتراک بگذارند. مدیریت دانش به حل این مسئله در سازمان‌ها می‌پردازد.

 

اهداف مدیریت دانش

 یكی از اهداف آشكار مدیریت دانش، ایجاد ارزش در سازمان‌هاست. یكی از عمومی‌ترین راه‌های ایجاد ارزش از سوی دانشكاران، پشتیبانی برای تصمیم‌گیری كارامد است. ایجاد ارزش، لزوماً به معنی ایجاد ارزش اقتصادی نیست. سازمان‌های غیرانتفاعی، سازمان‌های دولتی و خیریه، به روش‌های غیراقتصادی ایجاد ارزش می‌كنند. آنها چیزی ایجاد می‌كنند كه سرمایه اجتماعی نامیده می‌شود. دانش دانشكارانی كه می‌توانند با تصمیم‌گیری مؤثر در سازمان ارزش ایجاد كنند، پیش نیاز مدیریت دانش است.

 

تبدیل دانش غیررسمی، ذهنی و شخصی (ضمنی) به دانش ثبت شده رسمی (صریح)، یكی از اهداف كلیدی مدیریت دانش است كه باعث كاهش ریسك از دست رفتن دانش با ارزش سازمان با ترك همكاری كاركنان و كاهش خطر از دست دادن حافظه شركت به هنگام تعدیل نیروی انسانی می‌شود.

 ماسن و پائولین (2003) مطالعه‌ای در مورد درك استنباط مدیران شركت‌های نیوزیلندی از مدیریت دانش انجام داده‌اند. مدیران مورد تحقیق باید به سؤالات زیر پاسخ می‌دادند:

 

1. اصلی‌ترین هدف شركت‌ها برای به‌كارگیری مدیریت دانش چیست؟
2. بزرگترین موانع به‌كارگیری موفقیت‌آمیز مدیریت دانش چیست؟
3. مهمترین عامل موفقیت مدیریت دانش چیست؟

 

اصلی‌ترین اهداف عبارتند از: تهدید رقبا، آگاهی یافتن از اهمیت دانش و كارامدی تكنولوژی مدیریت دانش.
بزرگترین موانع عبارتند از: فرهنگ سازمانی (فقدان اعتماد، ارتباطات و اشتراك دانش) و نیز فقدان آگاهی و درك و بصیرت درباره مدیریت دانش
مهمترین عامل موفقیت: فرهنگ سازمانی (افراد، اعتماد، اشتراك) است.

 

فواید مدیریت دانش

 برخی فواید به‌كارگیری مدیریت دانش در سازمان‌ها، عبارتند از:

- تشخیص كمبودها (خلاها) در دانش سازمانی
- بهره‌وری بیشتر از سرمایه‌های انسانی
- یادگیری كارامدتر و مؤثرتر كاركنان
- ارائه كالاها و خدمات دارای ارزش افزوده
- افزایش رضایتمندی مشتریان
- جلوگیری از تكرار اشتباهات
- كاهش دوباره‌كاری
- صرفه‌جویی در زمان به هنگام حل مسئله
- برانگیختن خلاقیت و نواوری
- ایجاد رابطه‌ای نزدیكتر با مشتریان

مزایای استفاده از مدیریت دانش در سازمان

1. اولین مزیت استفاده از مدیریت دانش: امکان تصمیم گیری بهتر و سریع تر
با ارائه اطلاعات مرتبط در زمان نیاز از طریق جستجو، اشتراک و پشتیبانی، یک سیستم مدیریت دانش می تواند پایه‌ای برای تصمیم‌گیری خوب فراهم کند. همکاری کمک می‌کند که نظرات مختلف و تجربیات متنوع تعداد زیادی از افراد را در هنگام تصمیم‌گیری داشته باشیم و به ما برای یک تصمیم گیری مناسب کمک می کند. استفاده مجدد از دانش ذخیره شده اجازه می دهد تصمیمات بر اساس تجربه واقعی گرفته شود.

 

2. دومین مزیت استفاده از مدیریت دانش: آسان ساختن پیداکردن اطلاعات و منابع مربوطه
هنگامی که با نیاز به پاسخ به یک مشتری مواجه شدید، مشکل را حل کنید، روش‌ها را تحلیل کنید، بازار را ارزیابی کنید، با رقیبان خود را ارزیابی کنید، پیشنهادات جدید ارائه دهید، برای استراتژی خود برنامه ریزی کنید و شما معمولاً به دنبال اطلاعات و منابعی برای حمایت از این فعالیت ها هستید. اگر آسان و سریع بتوانید به تمام مواردی که نیاز دارید در زمانی که به آنها نیاز دارید دسترسی پیدا کنید، فعالیت های سازمانی به صورت مؤثرتری انجام می شود.

 

3. سومین مزیت استفاده از مدیریت دانش: ۳- اجتناب از دوباره کاری
اگر کسی یک سند را تهیه کرده یا ارائه ای را آماده کرده که یک نیاز تکراری را تأمین میکند که باید بسیار استفاده شود. وقتی کارمندان سازمان متوجه شدند که چگونه یک مشکل رایج را حل میکنند یا اینکه میدانند چگونه یک سرویس رایج را ارائه دهند و یا اینکه چگونه یک محصول جدید را تولید کنند، با استفاده از سیستم مدیریت دانش دیگر می توانند هر چقدر که بشود راه حل، سرویس و محصول ارائه دهند.

درست همانطور که بازیافت مواد برای محیط زیست خوب است استفاده مجدد از این موارد برای سازمانها نیز مفید است زیرا باعث می شود تا از دوباره کاری جلوگیری شود٬ مانع مشکلات میشود، در وقت صرفه جویی می شود و پیشرفت سریع می شود. سیستم مدیریت دانش به شما کمک می کند تا به جای اینکه زمانتان را روی کاری که قبلاً انجام داده اید بگذارید، زمانتان را روی انجام کار جدیدی بگذارید و به رشد کسب و کارتان کمک می کند.

 

4. چهارمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: جلوگیری از تکرار اشتباهات
اگر از اشتباهاتمان درس عبرت نگیریم، آنها را باز هم تکرار خواهیم کرد. مدیریت دانش به شما این امکان را می دهد که درس های آموخته شده در مورد شکستها و موفقیتها را به اشتراک بگذاریم. به منظور انجام این کار، کارمندان سازمان باید مایل به صحبت در مورد آنچه که اشتباه انجام داده اند باشند و باید این فرهنگ در سازمان ایجاد شود. مثلاً اگر NASA بفهمد که چرا یک شاتل فضایی منفجر شده است، می تواند از دوباره رخ دادن این اتاق جلوگیری کند و جان افراد زیادی را نجات دهد یا مثلاً اگر مهندسان بفهمند که چرا بزرگراهها و ساختمان ها در طی زلزله قبلی فرو ریخته اند، در آن صورت می توانند طرح های جدیدی را طراحی کنند تا بهتر بتوانند از حوادث احتمالی در زمین لرزه های آینده جلوگیری کنند.

 

5. پنجمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: استفاده از تخصص و تجربه موجود
گروه های سازمانی از مهارت و دانش هر عضو گروه بهره مند می شوند و مهارت و دانش کسب شده، مزیت سازمان محسوب می شود. هر چه مهارت افراد در سازمان بیشتر شود، قدرت سازمان بیشتر می شود. در سازمانهای بزرگ، افرادی با قابلیت ها و پیشینه های متنوع وجود دارد که باید از قابلیتهای آنها بهره مند شوند. اما همانطور که تعداد افراد افزایش می یابد، برای هر فرد دشوار می شود که درباره همه تمام کارمندان، اطلاعات داشته باشد. بنابراین حتی اگر کارمندان دانش لازم برای کمک به سایرین را داشته باشند، آشنایی با دیگر کارمندان ندارند. به دست آوردن اطلاعات در زمان نیاز، می تواند بسیار مفید باشد زیرا شما از تجربه آن فرد یاد می گیرید و آن را به نیاز های فعلی خود اضافه می کنید. علاوه بر مدیریت دانش می توانید از سیستم سازی در کسب و کار نیز بهره ببرید تا عملکرد خود را بهبود دهید.

 

6. ششمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: اطلاع رسانی اطلاعات مهم به طور گسترده و سریع
امروزه، همه ما به اطلاعات نیاز داریم تا کارهایمان را به طور مؤثری انجام دهیم، اما همچنین زیادی اطلاعات در منابع متنوع مشکلاتی را به وجود می آورد. چگونه می توانیم به اطلاعاتی را که هدفمند و مفید هستند، سریع و به موقع دسترسی پیدا کنیم؟ مدیریت دانش این مشکل را حل می کند به این شکل که در این سیستم پورتال های شخصی، اشتراک های هدفمند، برچسب زدن (tagging) و موتورهای جستجوی سازمانی داریم.

 

7. هفتمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: ارتقا استانداردها، فرایندهای تکرار پذیر و پروسه ها
اگر فرایندها و پروسه ها، استاندارد تعریف شده باشند باید همیشه آنها را دنبال کنید. این مورد به کارمندان این امکان را میدهد تا یاد بگیرند که چگونه باید کارها انجام شود تا منجر به نتایج قابل پیش بینی و با کیفیت بالا شود. با ارائه یک فرایند برای ایجاد، ذخیره سازی، ارتباط و استفاده از فرایندها و پروسه های استاندارد، کارکنان قادر خواهند بود از آنها دائما استفاده کنند. پس بدین شکل، مدیریت دانش به سازمان می تواند کمک کند.

 

8. هشتمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: ارائه روش ها ٬ابزار ها ٬قالب ها ٬تکنیک ها و نمونه ها
روش ها، ابزارها، الگوها، تکنیک ها و نمونه ها مواردی هستند که از فرایندهای تکراری پشتیبانی می کنند. انجام این کار به طور مداوم، کیفیت را بهبود می بخشد و یکپارچگی را در سازمان تضمین می کند.

 

9. نهمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: در دسترس قرار دادن تخصص های نادر
اگر نیاز شدیدی به یک مهارت و تخصص نادر وجود دارد، مدیریت دانش می تواند آن را برای سازمان تامین کند. برای انجام این کار از طریق مدیریت دانش، شیوه های زیادی وجود دارد. انجمن های گفتگو اجتماعی، رویدادهای آموزشی، پرسیدن از سیستم های متخصص، وبلاگ ها و ویدئو ها از جمله راه های انجام این کار هستند.

 

10. دهمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: به مشتریان نشان میدهد که دانش چقدر به سودشان خواهد بود
در شرایط رقابتی، مهم است که بتوانید سازمانتان را متفاوت از دیگر شرکتها کنید. مدیریت دانش به مشتریان فعلی نشان می دهد که شما تخصص بالایی دارید و تلاش هایی که انجام می دهید تا محصول و یا خدمات را ارائه دهید را نشان می دهد، در نتیجه آنها متقاعد می شوند تا همکاری را با شما شروع کنند و یا آن را ادامه دهند.

 

11. یازدهمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: تحویل سریع به مشتریان
سرعت سازمان در اتمام کار یکی دیگر از مزیت های رقابتی سازمان می تواند محسوب شود. اگر دو سازمان خدمات کاملاً یکسانی را به مشتری ارائه دهند، سازمانی که زودتر محصول را عرضه کند برنده است. به اشتراک گذاری دانش، استفاده مجدد و نوآوری می تواند به طور قابل توجهی زمان ارائه یک پیشنهاد، محصول یا خدمات به مشتری را کاهش دهد و این به معنای افزایش نرخ موفقیت، ایجاد یک کسب و کار جدید و مشتری جدید است.

 

12. دوازدهمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: گسترش دادن دانش سازمان

به عنوان یک سازمانی که در حال رشد است. گسترش دادن دانش سازمان برایشان سودآور است در صورتی که سازمان بتواند از دانش همه کارمندان خود استفاده کند، بسیار موفق تر خواهد بود. علاوه بر آن برای گسترش دانش و اطلاعات سازمان توصیه می کنیم مهارت های لازم جهت شبکه سازی را نیز بیاموزید.

 

13. سیزدهمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: قابل استفاده مجدد کردن بهترین تجارب حل مسئله
استفاده از تجارب قبلی، چه بهترین شیوه حل مسئله بوده باشد و یا اینکه صرفاً شیوه خوبی بوده باشد، می تواند به طور قابل توجهی نتایج هر شرکت را بهبود بخشد. برای مثال، اگر یک کارخانه تولید در یک بخش از جهان، چگونگی جلوگیری از نیاز به دوباره ساختن محصول را شناسایی کرده باشد در آن صورت٬ سایر کارخانه های تولید در سراسر جهان این راهکار را اتخاذ می کند. با ایجاد یک فرایند برای تکرار شیوه های مناسب، سازمان از مزایای آنچه که برای حل مشکلات یاد می گیرد استفاده می کند.

 

14. چهاردهمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: برانگیختن نوآوری و خلاقیت
اکثر شرکت ها می خواهند درآمد خود را افزایش دهند، اما رشد صنایع و افزایش رقابت، رسیدن به این خواسته را دشوار می کند. اشتراک گذاری دانش و همکاری افراد با یکدیگر، می تواند باعث برانگیختن نوآوری و خلاقیت شود و دانش جدیدی را ایجاد کنند. اگر شما تمام این مزیت ها که توسط مدیریت دانش فراهم شده است را به دست آوردید، سازمانتان حتماً باید رشد کند و به موفقیت برسد.

 

 

چرا باید دانش را مدیریت کنیم؟

دلایل متعددی برای مدیریت دانش وجود دارد. برخی از مهم‌ترین این دلایل عبارتند از:

الف) امروزه بازارها شدیدا رقابتی هستند. از این روی آهنگ ابداعات و اختراعات زیاد است و دانش خلق‌شده در این میان نیز همواره افزایش می‌یابد. برای حفظ توان رقابتی باید دانش تولید خود را به نحوی بهینه مدیریت و استفاده کنیم.

ب) به دلیل رشد اتوماسیون در صنایع گوناگون، تعداد کارکنان سازمان‌ها کمتر می‌شوند. از سویی برخی از افرادی که به دلایل متعددی بازنشسته می‌شوند. خروج افراد از سازمان به معنی خروج دانش ضمنی آن‌ها و از دست رفتن بخشی از دارایی‌های سازمان است. مدیریت دانش این امکان را فراهم می‌‌آورد که دانش و تجربه افراد به نحو بهینه‌ای به دیگران منتقل و در صورت امکان به دانش صریح تبدیل شود.

پ) به علت رقابت شدید، مدت زمان موجود برای کسب تجربه و دانش کاهش یافته است. در نتیجه باید راهی برای انتقال دانسته‌های افراد به دیگران ایجاد شود.

ت) تغییرات استراتژی سازمانی ممکن است باعث از دست رفتن بخشی از دانش سازمانی در یک حوزه شود.

مدیریت دانش، سازمان را برای حل هرکدام از این مسائل یاری می‌کند.

 

برخی از استراتژی های مدیریت دانش و ابزارهای مورد استفاده در کسب و کار عبارتند از:

داستان گویی به عنوان راهی برای به اشتراک گذاشتن دانش
یادگیری در حین پروژه
قرار دادن اشتراک گذاری دانش به عنوان یک بخش ضروری از وظایف کاری کارکنان
پیاده سازی بهترین تمرین ها برای به اشتراک گذاری دانش
پرورش فرهنگی که بر تشویق به اشتراک گذاری اطلاعات بنا نهاده شده است
ارزیابی منظم صلاحیت ها
کارآموزی
مخازن دانش
اندازه گیری سرمایه فکری
نرم افزار همکاری

برنامه‌های مدیریت دانش و روند تولید دانش

 

دیوید اسكایرم (1999)، یكی از نویسندگان معتبر حوزه مدیریت دانش، می‌گوید بیشتر برنامه‌های مدیریت دانش، بر هفت مرحله استراتژیك ذیل تمركز دارند:

 

- دانش مشتری: حیاتی‌ترین دانش در بیشتر سازمان‌ها
- دانش در فرایندها: به‌كارگیری بهترین دانسته‌ها در حال انجام دادن وظایف
- دانش در محصولات و خدمات: راه‌حل‌های هوشمندانه براساس نیازهای مشتریان
- دانش افراد: پرورش و كنترل قدرت ذهنی كه ارزشمندترین سرمایه است.
- حافظه سازمانی: اتصال به دروس گذشته یا هر جای دیگری در سازمان
- دانش در ارتباطات: دانش فردی عمیق كه همكاری موفقیت‌آمیز را پشتیبانی می‌كند.
- دارایی‌های دانش: اندازه‌گیری و مدیریت سرمایه فكری شما

 

روند تولید دانش در سازمان‌ها به اعتقاد نوناكا، از چهار عمل زیر پیروی می‌كند:

 

1. از ضمنی به ضمنی: زمانی اتفاق می‌افتد كه افراد در ارتباطات رو در رو به تبادل دانش می‌پردازند.
2. از صریح به صریح: تولید دانش جدید با تركیب دانش‌های موجود است. مثلاً، مدیر امور مالی یك سازمان، اطلاعات مالی قسمت‌های مختلف سازمان را گردآوری كرده و براساس آنها، گزارش مالی ارائه می‌دهد.
3. از ضمنی به صریح: تدوین تجربیات، عقاید، نظرات كاركنان به طوری كه توسط دیگران قابل استفاده باشد.
4. از صریح به ضمنی: وقتی اتفاق می‌افتد كه دانش صریح در كاركنان درونی شده و باعث گسترش و توسعه دانش شخصی آنان می‌شود.

 

 

۷ سطح مدیریت دانش

سازمان‌ها معمولاً از هفت اهرم دانش برای بهره‌برداری از دانش استفاده می‌کنند. از این میان، اصلی‌ترین آنها دانش مردم، محصولات و فرآیندها است. با این حال، هفت اهرم به شرح زیر است:

1. دانش مشتری برای دانستن نیازهای ضمنی و خدمت بهتر به آنها

2. دانش مردم برای درک انتظارات آنها

3. دانش محصولات و خدمات برای تقویت استراتژی بازاریابی

4. دانش فرآیندهای ایجاد محصولات برای بار اول

5. پایگاه دادهِ حافظه سازمانی، خواندن مطالب در حالت اشتراک گذاری

6. دانش روابط برای برخورد با تأمین‌کنندگان، کارمندان و سهامداران

7. دارایی‌های دانش (به سرمایه فکری نیروی کار اشاره دارد)

 

فرآیند مدیریت دانش

در سازماندهی مدیریت دانش برای یک سازمان، فرآیندی وجود دارد که شامل چهار مرحله به شرح زیر است:

۱- کشف
چگونه دانش درون سازمان کشف خواهد شد؟ در هر سازمانی، منابع مختلفی از دانش وجود دارند که باید شناسایی شوند. الزامات دانش ممکن است از یک سازمان به سازمان دیگر متفاوت باشد. این تفاوت به عواملی مانند دامنه تجارت، بازار هدف، اهداف آینده و موارد دیگر بستگی دارند. مرحله کشف به درک جامعی از جریان دانشِ سازمانی کمک می‌کند.

۲- ذخیره
دانش جدید و موجود چگونه ذخیره خواهد شد؟ هر سازمانی دارای دانش گسترده‌ای است که باید به صورت آگاهانه ذخیره و سازماندهی شود. با ایجاد سیستمی ‌که منجر به طبقه بندی اطلاعات می‌شود، دانش به راحتی قابل دسترسی است و قابلیت استفاده و به اشتراک گذاری آن افزایش می‌یابد. این مرحله می‌تواند شامل پویش اسناد، استفاده از فراداده و فهرست‌سازی باشد.

۳- ارزیابی
چگونه می‌توان به بهترین وجه دانش را ارزیابی کرد؟ این مرحله شامل تجزیه و تحلیل عمیق دانش جمع‌آوری شده در دو مرحله قبلی است. سازمان باید دانش را سازماندهی و ارزیابی کند تا ببیند به بهترین نحو می‌توان آن را در ساختار سازمان قرار داد یا خیر! این مرحله زمانی است که یک سازمان باید با تغییر فرهنگی به سمت تسهیم دانش و ایجاد نیروهای کاری به عنوان افرادی مبتکر را ترویج کند.

۴- اشتراک
چگونه افراد درون سازمان به بهترین وجه می‌توانند به دانش دسترسی پیدا کنند؟ هدف از مدیریت دانش امکان دسترسی آسان به آن در داخل سازمان است. ساخت سیستمی ‌که کارساز باشد، اولین قدم مهم خواهد بود! اما افراد باید نحوه استفاده از آن سیستم را بفهمند. اجرای برنامه‌های آموزشی می‌تواند به یادگیری سیستم‌های مدیریت دانایی کمک کند. پس از استفاده از سیستم، شرکت از افزایش کارآیی، تصمیم گیری بهتر و کارکنان مبتکرتر بهره‌مند می‌شود.

چارچوب مدیریت دانش

مردم: مدیریت دانایی باید در اولویت سازمان باشد و اخلاق به اشتراک‌گذاری دانش باید در DNA شرکت اعمال شده و به آن انگیزه داده شود.
فرآیند: برای همۀ مراحل مدیریتی باید یک سیستم مشخصی وجود داشته باشد، در عین حال فضایی نیز جهت نوآوری ارائه شود.
فنآوری: فنآوری از مدیریت دانایی پشتیبانی می‌کند، اجازه می‌دهد تا دانش در سیستم‌های مدیریتی جستجو و پیدا شود و دسترسی به آن راحت باشد. فنآوری همچنین به مردم امکان برقراری ارتباط بهتر را می‌دهد.
حاکمیت: حاکمیت سازمان باید اشتراک دانش را در اولویت قرار داده و به آن پاداش دهد. بدون این مرحله، ایجاد سیستم‌های مدیریتی دشوار خواهد بود!
سازمان‌هایی که از مدیریت دانش به طور کامل استفاده می‌کنند، قادر هستند در برابر تغییر شرایط بازار به سرعت واکنش نشان دهند. در نتیجه، خدمات بهتری به مشتریان ارائه می‌دهند و نوآوری و کارآیی خود را افزایش می‌دهند.

 

 

 

ملزومات مدیریت دانش

بهتر است بدانید که برای اینکه بتوان مدیریت دانش را در سازمان به صورت عالی به اجرا درآورد، لازمه استفاده از ملزوماتی است که به شرح زیر می‌باشد.

1. مدیریت همه سطوح سازمانی: از مهم‌ترین ملزومات که در هر سطح سازمان نسبت به اجرا درآوردن این مدیریت تعهد داشته باشند. این تعهد سرانجام باعث موفقیت می‌شود و به همین دلیل لازم و ضروری است.
2. زیر ساخت: تمام سیستم‌ها نیازمند سطح خاصی از زیر ساخت و فناوری می‌باشد. از آنجایی که فرآینددانش هر روز پیچیده‌تر می‌شود، برای هدایت‌کردن آن باید ابزارهای مناسبی وجود داشته باشد.
3. افراد و فرهنگ: جزء بسیار مهمی است که برای موفقیت در سیستم مدیریت حائز اهمیت است. در اصل این بخش به معنای مدیریت موثر افراد و فرهنگ سازمانی است.
4. ایجاد سیستم مدیریت محتوا: این بخش دارایی‌های اطلاعاتی سازمان را در بردارد و برای تولید و مدیریت اطلاعات دیجیتال به کار برده می‌شود.

چالش‌های پیش روی مدیریت دانش

 اساسی‌ترین چالش‌های مدیریت دانش، تولید دانش نیست بلكه تصرف دانش و اشاعه آن است. براستی دانشی كه اشاعه داده نشود، ارزش بسیار محدودی برای سازمان دارد.

روش سنتی اشاعه و تولید دانش، گفت‌وگوهای رو در رو بود، اما امروزه كه سازمان‌ها و شركت‌ها به سوی جهانی شدن حركت كرده و شكل مجازی پیدا می‌كنند، روش‌های سنتی بسیار كند و غیرمؤثر هستند. بنابراین، لزوماً باید از تكنولوژی برای گردش دانش سود جست.

 یكی از دیگر چالش‌های واقعی مدیریت دانش، تدوین تجربیات و عقاید كاركنان به صورتی قابل استفاده برای دیگران است.

منابع:

fekreno.org

 tejaratnews.com