متدولوژی سیستم های نرم
راهکار تفکر سیستمی بطور بنیادی از انواع سنتی تحلیل، متفاوت است.در تحلیل ما یک شئ یا مسئله را به اجزای سازنده آن تجزیه می کنیم و به مطالعه مجزای آن اجزا می پردازیم اما درتفکر سیستمی بر چگونگی کنش میان عناصر مورد مطالعه و دیگر اجزاء سیستم متمرکز میشویم تا ببینیم این عناصر در جهت تولید محصول (هدف) چگونه با هم در تقابل هستند.
دراصل تفکر سیستمی در جهت بسط چشم انداز به منظور دخیل کردن تعداد بیشتری از مراحل در مقوله مورد مطالعه تلاش می کند.
توجه : قبل از ادامه مطلب لازم است که انواع رویکردهای سیستمی نرم و سخت را مطالعه نمایید.
مراحل توسعه سیستم در متدولوژی سیستم نرم
برای اینکه بتوان متدولوژی یگانه ای را ارائه کرد، مراحل این متدولوژی از کتاب راهنمای مراحل متدولوژی سیستم های نرم انتخاب شده است. این متدولوژی هفت گام دارد که به طور خلاصه به آنها اشاره می شود.
گام 1- کشف شرایط مسئله:
این مرحله تحقیقی کلی درمورد محیط مسئله است. همچنین در این مرحله جلسه ای شامل مدیران و کارکنان درگیر با مسئله و تحلیل گران برای بررسی فعالیتها و روشهای انجام کار تشکیل می شود.
برای کشف شرایط مسئله پاسخ به سوالات زیر ضروری است:
▪ مسئولان اصلی چه کسانی هستند؟
▪ فرایند کار به چه شکل است؟
گام 2- نشان دادن شرایط مسئله:
در مرحله دوم تحلیل گــر اطلاعات را جمع آوری و مرتب می کند و برای شرایط مسئله شرح مناسبی را تهیه می کند. اطلاعات موردنیاز در این زمینه عبارتند از: ساختار سازمانی ، فرایندها ، شکایات کارکنان .
در واقع این تصویر یک نقشه ذهنی است و نشان‌دهنده‌ی افراد اصلی، گروه‌ها، سازمان‌ها، روابط، فرهنگ، سیاست‌ها و فرآیند‌هایی است که در این وضعیت دخیل هستند و باید تا جایی که امکان دارد اطلاعات مرتبط را جمع‌آوری و روی کاغذی بزرگ یادداشت کنید.
گام ۳ - نام گذاری سیستم های مرتبط:
در این مرحله مشخص می شود که از چه جنبه ای باید به مسئله نگریسته شود. همچنین زیرسیستم های موجود و مرتبط با مسئله نامگذاری می شوند. نامگذاری ایــــــــن سیستم هـا به خاطر مدل سازی هایی که برپایه این اسامی تهیه شده است، اهمیت دارد. این فرایند به ایجاد تعریف ریشه ای ختم می گردد و هدف از آن، تعریف هدف اصلی هریک از فعالیتهای سازمان است و دید مناسبی جهت ساخت مدل سیستم به تحلیل گر می دهد. ایجاد تعریف ریشه ای یک فرایند انتقالی است که فرایندها، فعالیتها و شرایط موجود را به عنوان داده پذیرفته و پس از ایجاد تغییراتی در آن، شکل جدیدی از این فرایندها، فعالیتها و شرایط را به عنوان خروجی ارائه می دهد.
شش عنصربرای فرمول بندی مناسب تعریف ریشه ای باید درنظر گرفته شوند که ابتدای این شش عنصر کلمه CATWOE را تشکیل می دهند. با درنظر گرفتن این عوامل می توان از یک تعریف ریشه ای یک مدل مفهومی تهیه کرد.
اجزای این کلمه به ترتیب عبارتند از:
مشتریان (CUSTOMER): هرکسی که به نوعی از خروجی سیستم استفاده می کند؛
عامل / بازیگر (ACTOR): هرکسی که فعالیتهای تعریف شده را در سازمان انجام می دهد یا تغییرات را در سیستم اعمال می‌کند.
تغییر شکل / تبدیل (TRANSFORMATION): فرایند تبدیل ورودی به خروجی را گویند. به بیان دیگر چه چیزی تحت تأثیر سیستم قرار می‌گیرد و چه کاری انجام می‌دهد؟ این بخش مهمترین مرحله است.
نگرش جهــانی (WORLD VIEW): فرایند تبدیل را معنی دار می کند. هر نگرش جهانی متفـــاوت یک تعریف ریشه ای متفاوت ارائه می دهد.
افراد درگیر (مالک) (OWNER):هر سیستمی صاحبی دارد و او کسی است که قدرت روشن یا خاموش کردن سیستم را دارد .در اصل مالک فرایند چه کسی است.
محدودیتهای خارجی (ENVIRONMENTAL CONSTRAINTS) : محدودیتهای مربوط به سیاست، سازمان و دولت هستند و عاملی اســـــــــاسی است که در مرکز کلمه قرار می گیرد. موانع و محدودیتهای هر راه‌حل چیست؟ چه چیزهای دیگری در اطراف اتفاق می‌افتند را مورد بررسی قرار می دهد.
گام ۴- ارائه یک مدل مفهومی:
بعداز آنکه افراد درگیر با مسئله و تحلیل گران درمورد تعریف ریشه ای به تفاهم رسیدند، مدل مفهومی باتوجه به تعریف ریشه ای ترسیم خواهدشد. طراحی مدل مفهومی به معنی طراحی چیزی است که شرایط مسئله را توضیح می دهد و معمولاً برای هر تعریف ریشه ای یک مدل مفهومی تهیه می شود و پس از هماهنگ کردن این مدلها، یک مدل توافقی میان تحلیل گران و افراد درگیر با مسئله تهیه می شود.
رسیدن به یک مدل تــــوافق شده معمولاً به سختی رخ می دهد. مدل مفهومی نشان می دهد که هریک از تعاریف ریشه ای چه کاری را باید انجام دهد. به عبارت دیگر، مدل مفهومی نموداری از فعالیتهایی است که نشان می دهند سیستم های تعریف شده توسط تعاریف ریشه ای چه کاری انجام می دهند.
چک‌لند پیشنهاد می‌دهد که برای بررسی این فرآیند روش زیر را به کار بگیرید:
• سودمندی روش‌هایی که بررسی می‌کنند که آیا تغییرِ شکل رخ‌داده؛ واقعا می‌تواند نتایج مطلوب را ایجاد کند.
• کارایی روش‌هایی که بررسی می‌کنند که آیا مزایای تغییر شکل، بیشتر از هزینه‌های آن (زمان، تلاش و پول) است یا خیر.
• اثربخشی روش‌هایی برای مشخص کردن اینکه آیا تغییر شکل فردی می‌تواند در سطوح بالاتر یا اهداف بلند‌مدت، اثر داشته باشد یا خیر.
گام ۵- مقایسه مدل مفهومی با دنیای واقعی:
این مرحله درواقع مقایسه مراحل ۲ و ۴ است. در این مرحله مدل ساخته شده در مرحله قبل با آنچه در عالم واقع است و در مرحله ۲ نشان داده شده است، مقایسه می شود. این کار مـــوجب تغییر مدل مفهومی به دنیای حقیقی می شود. نتیجه این مرحله ممکن است به تکرار مراحل ۳ و ۴ منجر شود.
گام ۶ - مشخص کردن تغییرات ممکن و مطلوب:
در این مرحله مشخص می شود که آیا روشهای مطـــرح شده در مراحل قبلی سیستم را بهبود می دهد؟ به عبارت دیگر، در مرحله شش تغییرات ممکن و مطلوب مشخص می شوند و پس از بحث و تبادل نظر میان تحلیل گران و افراد درگیر با مسئله تغییرات به تایید می رسد. تغییرات ساختاری، رویه ای و رفتاری انواع تغییــــــرات موجود در این مرحله را نشان می دهند.
گام ۷ - بهبود موقعیت مسئله:
در این مرحله مشخص می گردد که چگونه تغییرات مرحله قبلی اجرا می شود. در مرحله هفتم تغییرات ذکر شده در مرحله ششم به اجرا در می آید و می توان تکرار جدیدی را آغاز کرد.
● نتیجه گیری
متدولوژی سیستم نرم راه حل موثر و کارآمدی را به منظور پیاده سازی و تحلیل سیستمی از فرایندهایی که به فرایندهای تکنولوژیک و فعالیتهای انسانی وابسته اند، ارائه می دهد و زمانی به کار می رود که اهداف سیستم به سختی تعیین می شوند، اتخاذ تصمیم نامعلوم باشد، سنجش عملکرد در بهترین کیفیت غیرممکن و رفتار انسان غیرمنطقی باشد. متدولوژی سیستم نرم راه حلهای جایگزینی را پیشنهاد می دهد و یک راه حل شدنی را انتخاب می کند.
منبع :
ماهنامه تدبیر
مقاله روش شناسی و استراتژی سیستم های نرم – آرش بهرامی
علیرضا مقدسی
وبسایت ویستا