رویکردهای گوناگون به برنامه ریزی استراتژیک

برنامه‌ریزی استراتژیک، فرآیندی حیاتی برای هر سازمانی است که می‌خواهد در دنیای پویای امروز موفق باشد. این فرآیند، مسیری را برای سازمان ترسیم می‌کند تا به اهداف بلندمدت خود دست یابد. رویکردهای مختلفی برای برنامه‌ریزی استراتژیک وجود دارد که هر کدام مزایا و معایب خاص خود را دارند. در اینجا به برخی از رایج‌ترین رویکردها اشاره می‌کنیم:

1-برنامه ریزی از «داخل به خارج» Inside-Outو برنامه ریزی از «خارج به داخل»Outside-In

در برنامه ریزی از داخل به خارج، بر کارهایی تمرکز می شود که سازمان در حال حاضر انجام می دهد و تلاش می شود تا آن ها به بهترین صورت انجام پذیرند. برنامه ریزی به این شیوه، تغییرات عمده ای را در سازمان ایجاد نمی کند، ولی می تواند برای استفاده بهینه از منابع مفید و موثر باشد.

در برنامه ریزی از خارج به داخل، ابتدا محیط خارجی بررسی و تحلیل می شود و برای استفاده از فرصت ها و به حداقل رساندن مسائل ناشی از آن برنامه ریزی می گردد. در اکثر سازمان ها، برنامه ریزی باید با اتخاذ ترکیبی از هر دو رهیافت انجام شود تا بیشترین نتایج حاصل شود. به طور کلی برنامه ریزی از داخل به خارج برای بهتر انجام شدن کارهای جاری صورت می پذیرد و هدف آن یافتن بهترین شیوه انجام کار است. برنامه ریزی از خارج به داخل، هنگامی مفید است که سازمان بخواهد کاری منحصربفرد انجام دهد و هدف این برنامه ریزی، یافتن فرصت های محیطی و استفاده بهینه از آن هاست.

2-برنامه‌ریزی بالا به پایین (Top-Down Planning):

در برنامه ریزی از بالا به پایین، ابتدا مدیر عالی هدف های کلان را تعیین می کند و این امکان را برای مدیران سطوح دیگر فراهم می آورد تا در چهارچوب هدف های کلان، برنامه های خود را تدوین کنند؛

• ویژگی‌ها:
  
  • در این رویکرد، مدیران ارشد سازمان، استراتژی‌ها و اهداف را تعیین می‌کنند و سپس آن‌ها را به سطوح پایین‌تر سازمان ابلاغ می‌کنند.
  • تمرکز بر اهداف کلی سازمان و تخصیص منابع از بالا به پایین است.
  • تصمیم‌گیری‌ها متمرکز و سریع هستند.
• مزایا:
  
  • ایجاد هماهنگی و همسویی در کل سازمان.
  • تصمیم‌گیری‌های سریع و قاطع.
  • کنترل بیشتر بر فرآیند برنامه‌ریزی.
• معایب:
  
  • عدم مشارکت کارکنان سطوح پایین‌تر در فرآیند برنامه‌ریزی.
  • احتمال نادیده گرفتن ایده‌ها و نظرات ارزشمند کارکنان.
  • کاهش انگیزه و تعهد کارکنان.

3-برنامه‌ریزی پایین به بالا (Bottom-Up Planning):

 در برنامه ریزی از پایین به بالا با تدوین برنامه هایی شروع می شود که در سطوح عملیاتی شکل می گیرند؛ بدون آن که به محدودیت های کلی سازمان توجه شود. آنگاه این برنامه ها از طریق سلسله مراتب به بالاترین سطح مدیریت ارائه می گردد.

ممکن است این پرسش به ذهن آدمی خطور کند که «کدام رهیافت مناسبتر است؟» در پاسخ باید گفت که «بستگی به شرایط دارد». برای مثال برنامه ریزی درسی در سیستم دانشگاهی نمونه مطلوبی برای برنامه ریزی از پایین به بالاست.

• ویژگی‌ها:
  
  • در این رویکرد، کارکنان سطوح پایین‌تر سازمان، ایده‌ها و پیشنهادهای خود را برای تدوین استراتژی‌ها ارائه می‌کنند.
  • مدیران ارشد، این ایده‌ها را بررسی و تلفیق کرده و استراتژی‌های نهایی را تعیین می‌کنند.
  • تمرکز بر مشارکت و خلاقیت کارکنان است.
• مزایا:
  
  • افزایش مشارکت و تعهد کارکنان.
  • بهره‌گیری از ایده‌ها و نظرات ارزشمند کارکنان.
  • افزایش انعطاف‌پذیری و سازگاری با تغییرات.
• معایب:
  
  • احتمال طولانی شدن فرآیند برنامه‌ریزی.
  • دشواری در ایجاد هماهنگی و همسویی بین ایده‌های مختلف.
  • احتمال نادیده گرفتن اهداف کلی سازمان.

مقایسه برنامه ریزی از بالا به پایین و برنامه ریزی از پایین به بالا

در واقع، هر یک از رهیافت های برنامه ریزی از پایین به بالا و از بالا به پایین، مزایا و معایبی دارند.

برنامه هایی که با استفاده از رهیافت برنامه ریزی از از پایین به بالا تنظیم می شوند، ممکن است فاقد جهت گیری کلی و منسجم باشند. به ویژه هنگامی که برنامه های تدوین شده در خرده سیستم های گوناگون دارای جهتگیری ها و مقاصد عملیاتی ناهماهنگ یا حتی متضاد باشند، احتمال بروز این مساله افزایش می یابد. مزیت عمده این رهیافت، افزایش تعهد و تشدید احساس مالکیت میان افرادی است که از سطوح عملیاتی سازمان در برنامه ریزی مشارکت داشته اند. چنین سطحی از تعهد به اجرای برنامه به ندرت در رهیافت برنامه ریزی از بالا به پایین قابل حصول است.

شاید بهترین رهیافت برنامه ریزی، رهیافتی باشد که از بالا شروع می شود ولی از طریق افزایش امکان مشارکت و درگیر ساختن تعداد زیادی از کارکنان واحدهای مختلف، به اطلاعات سودمندی از همه سطوح سازمان دست یابد.

4-برنامه‌ریزی تعاملی (Interactive Planning):

• ویژگی‌ها:
  
  • این رویکرد، ترکیبی از برنامه‌ریزی بالا به پایین و پایین به بالا است.
  • مدیران ارشد و کارکنان سطوح پایین‌تر، به طور مشترک در فرآیند برنامه‌ریزی مشارکت می‌کنند.
  • تبادل نظر و گفت‌وگو بین سطوح مختلف سازمان، از ویژگی‌های بارز این رویکرد است.
• مزایا:
  
  • ایجاد تعادل بین اهداف کلی سازمان و ایده‌های کارکنان.
  • افزایش مشارکت، تعهد و انگیزه کارکنان.
  • بهره‌گیری از دانش و تخصص سطوح مختلف سازمان.
• معایب:
  
  • نیاز به زمان و منابع بیشتر برای اجرای فرآیند برنامه‌ریزی.
  • دشواری در مدیریت و کنترل فرآیند برنامه‌ریزی.

5-برنامه‌ریزی مبتنی بر سناریو (Scenario Planning):

• ویژگی‌ها:
  
  • در این رویکرد، سناریوهای مختلفی از آینده‌ی سازمان و محیط آن، تدوین می‌شود.
  • استراتژی‌های مختلفی برای هر سناریو، طراحی می‌شود.
  • سازمان برای مواجهه با شرایط مختلف، آماده می‌شود.
• مزایا:
  
  • افزایش انعطاف‌پذیری و سازگاری با تغییرات.
  • کاهش ریسک‌های ناشی از عدم قطعیت.
  • بهبود تصمیم‌گیری‌های استراتژیک.
• معایب:
  
  • نیاز به تخصص و دانش بالا برای تدوین سناریوها.
  • احتمال اتلاف منابع در صورت عدم وقوع سناریوها.

انتخاب رویکرد مناسب:

انتخاب رویکرد مناسب برای برنامه‌ریزی استراتژیک، به عوامل مختلفی مانند اندازه سازمان، فرهنگ سازمانی، نوع صنعت و شرایط محیطی بستگی دارد. سازمان‌ها می‌توانند با در نظر گرفتن این عوامل، رویکردی را انتخاب کنند که بهترین نتیجه را برای آن‌ها به ارمغان آورد.

نکات مهم:

• برنامه‌ریزی استراتژیک، یک فرآیند مستمر است و باید به طور منظم مورد بازبینی و به‌روزرسانی قرار گیرد.
• مشارکت و تعهد کارکنان، از عوامل کلیدی موفقیت برنامه‌ریزی استراتژیک است.
• استفاده از ابزارها و تکنیک‌های مناسب، به بهبود فرآیند برنامه‌ریزی استراتژیک کمک می‌کند.

توصیه ای به مدیران

با توجه به این رهیافت به مدیران توصیه می شود که ابتدا با بیان مفروضات اساسی خود در مورد اینکه «جایگاه فعلی سازمان کجاست؟»، «هدف سازمان چیست و چه می خواهد بکند؟» و «در آینده چه انتظاری از سازمان وجود دارد؟» فرایند برنامه ریزی را آغاز کنند.

سپس با جویا شدن نظر دیگران درباره این مفروضات و مباحث مربوط به آن ها به پیمایش در سایر سطوح سازمان بپردازد و با در نظر گرفتن اطلاعات دریافت شده، برنامه های عملیاتی خود را شکل دهند و از نظرها و دیدگاه های دیگران نیز در این باره استفاده کنند. به این ترتیب مدیران مذکور باید زمینه ای را فراهم کنند که همه افراد بتوانند درباره مزایا و معایب برنامه ها اظهار نظر کنند و از این طریق بکوشند تا در هر مرحله از فرآیند برنامه ریزی و اجرا، با افزایش تعهد کارکنان (به ویژه کارکنانی که جلب حمایت آنان برای موفقیت برنامه ضرورت حیاتی دارد) امکان اجرای موفقیت آمیز برنامه را در سراسر سازمان فراهم آورند.